泛微協同辦公 高端網站建設 軟件開發 企業信息化服務專家
18005466334

企業信息化建設專家

專注政府、教育、企業信息化建設
如何設計合同管理的流程

一、什么是審批流程

在企業里一條審批流程的存在是不同部門、業務、人員協作共同完成一件事情的過程體現。從審批流程的發起開始,隨著流程的流轉,不斷有新的人員參與到該業務中來,共同把關業務的質量,流程是業務訴求和管理需要的共同提現。合同審批流程是企業內部流程的一部分,又不同于其他的審批流程。

二、合同審批內容

合同審批流程中審批的內容肯定是合同。一般情況下,合同都是以附件的形式上傳到系統中,在合同審批的時候,直接用附件給別人進行審核?這樣審核人看了肯定會氣炸,合同文本的內容那么多要一條條逐一看?效率!系統不是要提高效率嗎?這樣跟我拿紙質的合同看有什么區別?NO!NO!NO!這不是我想要的。

所以我們需要將合同的關鍵信息提取出來,讓領導進行審批,主要會涉及到的信息如下:

1. 合同描述

對合同進行簡單的描述,即該合同因何而簽訂,大概約定了什么東西。

2. 合同主體

涉及到合同的簽約主體,是集團公司還是下面的子公司。

3. 簽約方(相對方)

合同是和誰簽訂,每個簽約方的角色:甲方、乙方、丙方等。

4. 財務信息

合同金額以及收付款明細信息。收付款合同有財務信息,其他的則不用填寫。

5. 其他信息

比如合同的分數、簽訂日期、蓋章日期等等。

這種方式的合同審批更多的是線下附件,線上走審批。將合同數據手動錄入到審批表中,直接走線上合同的話,則是將信息直接寫入到合同模板中。審批內容差不多,審批路徑會有點不同。

三、合同審批路徑

在講合同審批路徑之前,先要明確一個概念:合同審批的時候,是審批過程還是審批結果。一個合同從草稿擬定到定稿定義其為過程,在這個過程中,不同的人員會有不同的意見,根據這些意見進行草稿調整,最終形成合同的定稿。合同的定稿定義為結果,審批過程和審批結果的審批路徑會稍有差異。

1. 審批過程的合同審批路徑

合同從擬定到定稿,是需要不同的業務部門進行會簽,

第一階段為:草稿會簽階段,可能需要反復修改,當合同定稿以后,進入到合同審批審批階段;

第二階段為:合同審批階段,在這個過程中,修改也會有,但是會比較少。流程路徑如下圖,當然根據不同的業務和管理要求,會有所不同。




這里需要注意:在合同草稿會簽階段,合同退回可以直接到申請人,在合同審批階段,則不能直接退到申請人節點,要退回到確認節點,不然又要重新走會簽,很導致流程流轉耗時增加、效率降低。

在這里就體現了合同模板的重要性,線上起草合同的話,會省掉很多的在合同起草階段的麻煩。我們把合同中的固定條款固定做成合同模板,合同起草時所填寫的字段內容直接生成到合同模板中去。這樣就減少了起草合同的過程中來回審批修改的麻煩操作。


合同模板套用


2. 審批結果的合同審批路徑

當合同定稿以后,申請人發起合同審批申請,先由業務部門內部審核,審核完成以后分別經過財務、法務,然后經過管理層審核,最終歸檔,基礎流程如下:



合同審批過程基本都要經過業務部門、財務、法務、管理層、行政的審批節點(行政是處理節點),根據內部管理要求審批順序調整即可。

四、合同審批機制

合同審批的機制由業務管理要求決定,主要有:不同的合同類型由不同人員審批;合同金額的分級審批。在合同管理中,基于業務,從不同的視角,合同可以分成不同的類型。如:基于部門,分為人事合同、市場合同、財務合同等等;基于業務本身,分為人事合同、采購合同、銷售合同;基于財務,分為收款合同、付款合同、其他合同……

不同的合同類型是公司管理對其從不同視角的一個分類,不同的合同會有不同的業務部門或者職能部門參與審批。同時因為合同金額的不同導致合同需要由不同管理層審批,業務分流和分級審批共同構成了合同的審批機制。

五、如何設計合同審批流程

審批流程的設計首先要考慮的是業務運轉和管理訴求,個人認為合同審批流程的審計更多是考慮管理訴求,即如何規范合同簽訂過程,管控合同的執行。一份合同簽訂的時候,業務部門肯定是希望盡快簽訂,而管理需要從戰略、財務、法律、風險等多方面考慮合同簽訂所造成的影響。如何設計合同審批流程就要更多的考慮管理訴求,當然也必須考慮業務本身。

1. 線上合同,即審批關鍵信息,生成在線合同

該方案中,合同的范本也就是合同的模板在最初已經規定好,在審批的時候,只需要將關鍵的信息填寫進去,如合同的簽訂方信息、合同的金額約定等內容。

如果采用這種方式,那么合同審批路基可以盡可能的縮短,減少流程審批耗時。

2. 線下整理合同,審批時關鍵信息+附件的形式

采用這種合同管理模式,建議采用初審+審批的模式進行合同審批,即將合同草稿的一條審批流程,合同定稿一條審批流程,在合同審批過程中關聯合同評審流程。該方案的好處為:

  1. 合同審批流程路徑清晰,即不會反復修改評審;

  2. 讓申請人覺得,合同審批流程耗時沒那么久。

六、寫在最后

合同管理是每個公司必不可少的,合同的簽訂需要合同審批流程去規范,而好的合同審批流程會讓合同審批過程順暢、提高業務推進效率。

沒有最好的合同審批流程設計方案,只有最適合的。從業務和管理雙向考慮,設計合同審批流程,設計出適合自己公司的審批合同管理流程。


熱門標簽: 合同流程 合同管理 東營合同管理 合同管理系統

核心產品

熱門信息

久久久久人妻一区精品