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OA協同辦公系統

車輛管理系統

作者:東營泛微時間:2022-04-11

      由于車輛管理的多維度性和車輛使用的靈活性,傳統的表格管理方式很難及時跟進企業車輛的使用狀態,導致管理亂、用車難。

       泛微OA系統通過表單建模、流程、臺賬等功能,實現車輛統一、有序的調度管理,保證用車原因明確、目的地清晰、出行安全

泛微車輛管理方案亮點

1、實時了解車輛信息

1)建立車輛卡片

車輛卡片中能夠顯示車輛的基本信息,主要包括:車牌號、廠牌型號、駕駛員、狀態以及用車人的相關信息。

2)多維度車輛維護

為了保證公司資產安全和行車安全,泛微OA從駕駛員、油費、保險、維修保養、車輛年檢等維度對車輛進行全方面的管理:

a.駕駛員管理:對駕駛員的信息進行統一全面的管理,記錄了駕駛員駕照扣分情況、駕照到期時間、培訓記錄和違章記錄。

并且,會有短信自動提示到期換證和扣分情況。

b.油費管理:在系統中統一管理油費支出,方便后期統計油費使用情況。

c.保險管理:系統中記錄了車輛保險的金額、到期時間和保險公司等信息,在保險到期前自動以短信等方式提醒。

d.維修管理:發現車輛損壞,可以新建車輛維修流程,填寫損壞情況,可上傳照片等附件作為補充說明。

可關聯相關的流程、項目,讓損壞用車原因便于查詢。提交至系統后,車輛狀態即為“維修中”。

e.車輛年檢:臺賬中記錄了每輛車的年檢日期和下一次年檢日期,可設置到期提醒。

3)車輛狀態實時查詢

車輛卡片建立后,車輛信息自動在系統更新,會自動形成所有車輛的狀態報表,使車輛管理員和用車申請人能夠實時了解公司所有的車輛和信息。

可以能過報表很清晰地查詢到所有公車的使用情況。車輛狀態主要分:空閑、已外出、已預訂、維修中4種。

2、發起用車申請

1)PC端發起申請

員工需要用車時,可以直接在系統中發起用車流程,在發起界面可以看到已預訂但還未外出的用車信息。

在申請頁面可關聯相關的項目和流程,讓用車原因便于查詢。

如果時間地點符合自己的外出行程,可以與用車人聯系拼車,節約資源。

2) 移動用車

不僅在pc端可以提出用車申請,泛微在移動端搭建了用車服務應用,方便員工在移動端進行用車申請。

用車服務應用首頁面展現用戶所有的車輛預訂申請以及流程狀態,在用車日歷中可查看所選車輛的占用情況,避免車輛預訂申請時間沖突。

在完成預訂后,可在地圖中標識車輛預訂申請的出發地與目的地,位置一目了然。

3)微信訂乘

泛微OA通過云橋集成,在微信端搭建訂乘系統,方便了員工上下班出行。

在微信訂乘系統中,班車信息實時發布,員工可以隨時了解班車動態,避免出現因為班車信息調整而導致出行困難的情況。

為了規范線路信息,方便查找,泛微OA對公司班車的線路進行了編號,并錄入系統,員工可通過訂乘系統的線路進入查閱。

在訂乘管理首頁,可根據日期進行選擇,根據需要選擇訂乘類型、線路和人數提交訂乘申請。

同樣,在微信訂乘系統中,泛微打造了專門的拼車平臺,員工可在拼車信息平臺中發布、查閱拼車信息,通過私下溝通協商后,進行拼車,提高車輛使用率。

公司班車作為員工福利,給員工通勤外出帶來便利的同時,如何避免非本公司員工蹭車的情況?

微信企業號和e-mobile中的乘車卡片以及人臉識別功能幫助公司解決了這一難題,上車向司機出示即可,員工權益有保障。

3、以流程管控用車全過程

1)管理員分配車輛

申請用車流程提交后,首先需要部門負責人審批,批準后由行政部車輛管理員分配車輛。

車輛管理員分配時可以選擇到所有空閑的車輛,同時也能看到所有已預訂的車輛,如果有符合拼車的,也可以提醒用車人聯系拼車。

在選擇完車輛之后,會自動帶出駕駛員相關信息,方便用車人聯系車輛,不耽誤行程。

2)門衛放行

車輛管理員分配完車輛后,流程流轉至門衛處,等待放行。

同時車輛卡片上的使用人信息自動更新,車輛狀態即為已預訂,其他人員申請用車時可以看到本條車輛預訂信息。

車輛出公司時,門衛在電腦上核對車牌信息,并且為了統計車輛出行的里程數,檢查車輛出發時的公里數并錄入系統。

提交流程后,到達門衛返回確認節點,同時系統自動記錄車輛出發日期,不需要人工再次輸入。

3) 返回確認

門衛在待辦流程中可以看到待放行和已放行的車輛狀況。

車輛回來時,須在門衛登記返回公里數并提交流程歸檔。

系統自動計算本次使用公里數,同時自動記錄返回日期,使車輛行駛過程有記錄,及時進行油耗管理。

4)車輛歸檔

車輛回公司歸檔后,系統自動將車輛狀態變更為空閑,可進行新的申請。

4、車輛統計分析報表

泛微OA通過報表功能,打造了用車申請統計表、車輛行駛統計表、駕駛員本月外出次數統計表。

每位員工的用車次數、車輛行駛里程以及駕駛員外勤次數通過圖表清晰可見。

管理層能夠通過車輛統計報表,分析車輛去向、車輛能耗情況,決定是否購置新車和新車類型,并且可以快速了解司機的工作狀態。

泛微車輛管理方案價值

  • 實時了解每一輛車狀態,掌控已派出車輛的反饋時間,方便調度;

  • 微信訂乘系統中班車信息實時發布,全面統計各條線路乘車人數;

  • 申請用車時,可以看到已預訂將要外出車輛,拼車節省用車資源;

  • 車輛統計圖形和數字報表,給管理層提供更客觀準確的分析依據。


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